Communes et intercommunalités
Que sont les archives ?
Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité (code du patrimoine, art. L211-1).
Il faut s'en occuper dès leur création et jusqu'à leur prise en charge par les Archives départementales, afin de :
- satisfaire les besoins de gestion et d’information quotidiens du service,
- établir les droits des usagers et des administrations (titre de propriété, bulletin de salaire etc.),
- apporter les preuves en cas de contentieux ou de contrôle financier,
- garder la mémoire d'un événement et écrire l'histoire du département ou du pays, d'une ville, d'une famille ou de n'importe quel groupe humain.
En savoir plus sur la règlementation en vigueur :
Comment sélectionner les documents à garder ?
Le tri dans les archives permet deux choses :
- faire de la place dans les placards,
- retrouver rapidement les documents.
Les critères de tri sont établis par l’État et plus précisément par le Service interministériel des Archives de France (SIAF). Ensuite, ce sont les archivistes des territoires qui sont chargés, avec les administrations, d’affiner ces critères de tri afin de répondre au mieux aux besoins de leurs territoires.
Téléchargez le tableau de gestion des archives communales ci-dessous :
Les documents à conserver doivent être rangés dans des boîtes d'archives sur lesquelles sont inscrits les éléments suivants :
- le sujet,
- l’action réalisée,
- les dates extrêmes.
Exemple : salle des fêtes - construction - 1985-1990.
Chaque année, il est préférable de poursuivre le tri dans vos archives afin de ne conserver que les documents à valeur probante et/ou historique, à l’aide du tableau de gestion.
Pour les archives numériques, en l’absence de système d’archivage électronique (SAE) garantissant la conservation des archives numériques sur le long terme, il est important d’imprimer tout document récapitulatif, essentiel au bon fonctionnement de votre collectivité. C’est le cas notamment des grands livres comptables ou de tout compte rendu de réunion.
Éliminer vos archives dans les règles
Attention : il est interdit d’éliminer des documents antérieurs à 1830 ou ceux concernant les périodes de guerre.
Rédiger le bordereau d'élimination
Pour pouvoir procéder à l'élimination des documents, Il faut rédiger un bordereau d'élimination. Celui-ci doit respecter les critères suivants :
- Ordonner les documents par thèmes et écrire les bons intitulés de dossiers, en s'aidant du tableau de gestion ci-dessus.
- Ne pas utiliser le signe « + », mais mettre des virgules pour séparer les descriptions de documents dans une même boîte.
- Développer au moins une fois les abréviations et autres sigles qui seront, pour la majorité, obsolètes à l'avenir (exemples : CCAS, PV, etc.).
- Écrire les mots en entier.
- Donner toutes les précisions sur les tris effectués ou les motifs de destruction de chaque dossier (« en double », « envoyé pour information », « années se terminant par 3 et 8 conservées définitivement » etc.).
- Mesurer et renseigner le métrage que représente l’ensemble des dossiers à détruire.
- Renseigner les dates extrêmes, la plus récente et la plus ancienne, de chaque dossier puis de l'ensemble des dossiers proposé à l'élimination.
De plus, certains documents demandent une attention particulière et ne peuvent être éliminés qu'après vérification et renseignement des éléments ci-dessous dans la colonne « Observations » :
- Les bordereaux de mandats et de titres si le grand livre comptable (ou registre de comptabilité) est conservé en version papier. Il est fréquent de constater l'absence de grand livre après un changement de matériel ou de logiciel alors que ces documents doivent être archivés définitivement.
- Les certificats d’urbanisme non prolongés. Préciser également s'il s’agit de certificats opérationnels ou informatifs.
- Les analyses d’eau conformes (conserver les analyses non conformes).
- Les doubles des pièces annexes d’état civil envoyées au procureur de la République.
- Les documents envoyés pour information (budgets, comptes rendus de réunions etc.) par les structures intercommunales.
Dans le cas où la commune est le siège de la structure, un bordereau d'élimination au nom de l'EPCI doit être rédigé à part et signé par le président.
Toutes ces précisions seront systématiquement demandées par les Archives départementales avant validation du bordereau d'élimination.
Un modèle de bordereau est téléchargeable ci-dessous :
Envoyer le bordereau d’élimination aux Archives départementales pour visa
Une fois le bordereau rédigé, il peut être adressé à l'attention de l'archiviste responsable du Pôle Aide aux communes à l'adresse suivante : archives@ladrome.fr.
Le bordereau doit être imprimé en deux exemplaires, signés par le maire et envoyés aux Archives départementales pour être visés par le directeur : les Archives départementales conservent un exemplaire et renvoient le deuxième à la collectivité pour conservation définitive parmi ses archives.
Lorsque le bordereau visé est réceptionné, la commune peut procéder à la destruction physique des documents. Celle-ci doit être effectuée en toute confidentialité soit par des agents de la collectivité (broyeuse), soit par un prestataire qui fournira un certificat d’élimination.
Vous avez besoin d’aide ?
Les Archives départementales dispensent des formations au sein des locaux de votre communauté de communes ou d’une commune membre. Des formations peuvent également être organisées auprès des agents d’une même communes, en mairie, selon le nombre de participants. Pour les formations organisées à l’échelle des intercommunalités, vous serez informés par courriel. Quant aux formations individuelles, merci de prendre contacte avec les Archives départementales.
D’autres services sont proposés par les Archives départementales. Le détail de ces services est disponible à partir des liens ci-dessous :
Boîte à outils
Contacts
Pour toute information complémentaire, contacter le Pôle Aide aux communes des Archives départementales au 04.75.82.44 80.