FAQ - Aménager un local d'archives
Où doit être situé un local d’archives ?
Il doit être situé dans une pièce proche des personnes qui rangent et consultent les archives.
Il peut être situé au rez-de-chaussée ou à l’étage d’un bâtiment. Dans le second cas, la charge au sol doit être étudiée afin d’éviter tout effondrement.
Pour les communes, le local archives doit obligatoirement être situé dans un espace communal.
Comment équiper un local d'archives ?
Il doit être équipé de rayonnages, de préférence métalliques, afin de limiter la présence de rongeurs et la propagation du feu en cas d’incendie.
Les espaces de circulation des personnes doivent être étudiés afin de manipuler aisément les boîtes d’archives.
Les Archives départementales peuvent vous conseiller dans l'aménagement ou la construction de votre local. Par ailleurs, pour les communes, le directeur des Archives départementales doit être informé de tout projet de construction ou d’aménagement d’un local archives afin de donner, au nom du préfet, un avis sur la viabilité du projet (art. R212-54 du Code du patrimoine).
Quelles doivent être les dimensions du local d'archives ?
Les dimensions dépendent de la quantité d’archives conservées et de l'agencement des rayonnages.
L'unité de mesure employée est le mètre linéaire. Elle correspond au métrage total des boîtes d’archives mises les unes à la suite des autres.
Une fois les boîtes rangées sur un premier rayonnage (tablettes entre 1 mètre et 1,20 mètre), il convient de calculer le nombre total de rayonnages qu’il faudra installer pour intégrer toutes les archives dans le local.
Quelles sont les normes de conservation des archives ?
La conservation des archives répond à de nombreuses normes dont les principales sont les suivantes :
- résistance du sol au poids des archives
- climat stable sans variation de température de plus de 10°C et d’hygrométrie de plus de 20 % afin d’éviter le développement de moisissures
- circulation de l’air assurée par une ventilation simple flux au minimum
- absence de lumière directe sur les boîtes et les documents
- extincteur à proximité
Que faire quand il n’y a plus de place ?
Faites du tri à l'aide des outils fournis par les Archives départementales (renvoi page spécial tri).
Peut-on bénéficier d’un soutien financier pour aménager un local ?
Le Conseil départemental soutient les communes et intercommunalités de la Drôme dont le potentiel financier est inférieur à 1,3 millions d’euros, pour l’achat de matériel de conservation tels que des rayonnages. L’aide est plafonnée à hauteur de 80 % du montant total des travaux hors taxes, pour un projet compris entre 500 € et 5 000 €.
Comment agir si le local contient de l’amiante ?
Si le risque sanitaire est bien connu pour les ouvriers et les personnes vivant ou travaillant dans un bâtiment contenant de l’amiante, il est moins évident pour les archivistes. Pourtant, ils peuvent aussi être exposés à la poussière contaminée, lors de la manipulation des boîtes concernées.
Ainsi, conformément aux dispositions de la circulaire MCCC1519022C du 5 août 2015, chaque service versant doit garantir un état sanitaire des archives compatible avec les règles en vigueur en matière d'hygiène et de santé publique.
Lors d’un versement d’archives, le service versant doit remplir le volet amiante annexé au bordereau de versement des Archives départementales, qui retrace les différents lieux de conservation des documents, accompagné du Dossier Technique Amiante (DTA).
Sans ce document, et en cas de contamination avérée, les Archives départementales peuvent refuser un versement qui n'aurait pas fait l'objet d'une décontamination préalable.
Pour en savoir plus, téléchargez le document ci-dessous :