Notaires et autres officiers publics
Rappels législatifs
En qualité d’officiers publics et ministériels, les notaires produisent des archives publiques (art. L211-4 du Code du patrimoine). Les minutes et répertoires ayant dépassé le délai de 75 ans (art. R212-15 du Code du patrimoine) doivent être versés aux Archives départementales. Les dossiers des clients sont, quant à eux, des archives privées.
Comment conserver vos archives ?
Les minutes et les répertoires sont rangés par étude (si l’étude est dépositaire des minutes et répertoires d’études disparues) et par ordre chronologique. Lorsqu’ils ne sont pas reliés, ils doivent être mis dans des boîtes sur lesquelles sont notés le nom du notaire et les dates extrêmes des documents.
Les minutes et les répertoires sont à conserver dans un local dédié, sans point d’eau ni canalisation à proximité, fermé à clé. Si les archives de l’étude ne sont pas conservées dans une salle spécifique mais dans des placards, ceux-ci doivent être fermés à clé.
Pour plus d’information techniques sur la conservation, consultez le site du Service interministériel des archives de France (SIAF) :
- Instruction DITN/RES/2004/005 du 2 décembre 2004 relative aux documents normatifs en matière de conception, de construction et d’aménagement des bâtiments d’archives.
- Règles de base pour la construction et l’aménagement d’un bâtiment d’archives, Paris, Direction des Archives de France, 4e révision, 2019.
- Instruction DITN/RES/2008/005 en date du 15 juillet 2008 sur les rayonnages dans les magasins d’archives.
- Instruction DAF/DITN/RES/2009/014 du 23 novembre 2009 sur le climat des magasins d'archives.
Comment verser les minutes et répertoires ?
Avant d'entreprendre toute opération de versement, prenez contact avec l'équipe Collecte des Archives départementales :
- par courriel
- par téléphone : 04.75.82.02.90
Grâce à l'application métier Mnesys, vous pouvez rédiger le bordereau de versement en ligne. Si vous n’avez pas de compte, votre référent archives vous transmettra par courriel votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter.
La description se fait par article. Un article correspond à une unité intellectuelle de description c’est-à-dire à une liasse ou à un registre. Chaque article doit porter un identifiant ou cote et être décrit sans oublier de mentionner les dates d'ouverture et de clôture.
Les cotes sont communiquées par les Archives départementales, et permettent d’identifier chaque registre.
Le numéro donné au registre pour le versement sera reporté sur le registre avec du papier collant repositionnable sur lequel le numéro sera écrit. L'utilisation de "bis" et de "ter" est interdite.
Tout problème matériel lié à de mauvaises conditions de conservation (champignons, moisissures, insectes, humidité…) doit être signalé aux Archives dès le début de l'opération d'archivage afin d'isoler les registres contaminés.
La validation du bordereau de versement vaut décharge pour l’étude notariale et prise en charge par les Archives départementales.
Comment accéder aux archives notariales ?
Pour consulter les minutes versées par votre propre office : contactez les Archives départementales en indiquant les références du registre : le numéro de versement, le nom du notaire, la date et le nom des parties. Une copie vous sera délivrée.
Pour consulter les minutes d’un confrère du département de la Drôme : vérifiez en ligne ici si elles ont été versées aux Archives départementales ou sont encore conservées à l’office notarial. Si elles ont été transférées aux Archives, vous pouvez les consulter en salle de lecture du lundi au vendredi entre 9 et 17 heures.