Bien gérer vos archives papier
S’occuper régulièrement de vos archives
Gérer au quotidien vos archives vous permet non seulement de retrouver facilement l’information dont vous avez besoin mais aussi de gagner du temps lors de vos demandes de versement ou d’élimination.
Classer vos dossiers et organiser leur ordre intérieur
- Tout document doit être classé dans un dossier. Les documents isolés perdent toute leur valeur et utilité.
- Dès la production ou la réception d’un document, ouvrez un nouveau dossier ou intégrez-le dans le dossier existant.
- Il est préférable de n’ouvrir qu’un seul dossier par affaire.
- Les documents, à l’intérieur de chaque dossier, sont classés selon un ordre rationnel (ordre chronologique décroissant, en principe).
- Au cours de la constitution d’un dossier, adoptez un classement interne au dossier en utilisant notamment des sous-chemises. Regroupez les documents de manière logique.
- Adoptez le même classement interne pour chaque dossier de même nature et faites-en sorte que ce classement interne soit appliqué par toutes les personnes qui traitent les affaires de même nature.
Gérer vos dossiers volumineux
Si le dossier d’affaire devient volumineux, scindez-le en sous-dossier portant chacun un sous-titre. Les dossiers doivent se ranger dans une boîte d’une largeur de 10 à 15 centimètres maximum. Le cas échéant, n’hésitez pas à scinder un dossier très volumineux en plusieurs conditionnements.
Identifier vos contenus
Indiquez sur la couverture de chaque dossier :
- Son intitulé précis. Les termes tels que : divers, autre, affaires générales, etc. sont à proscrire. Développez les sigles.
- Le niveau de plan de classement (si existant).
- Sa date d’ouverture (année de début) et – le moment venu – sa date de clôture (année de fin).
Ces informations vous permettront de remplir facilement et rapidement les différents bordereaux soumis à l’approbation des Archives départementales.
Nettoyer régulièrement vos dossiers
- Gardez uniquement un seul exemplaire de chaque document et privilégiez l’original (document daté et signé).
- Conservez les notes non retranscrites et faisant l'objet de décisions (conversation téléphonique, audience...).
- Éliminez régulièrement les brouillons, documents de travail, doubles, documentation, invitations, prospectus, documents reçus pour information, les formulaires vierges, les post-it, cartes de visites…
- Retirez les élastiques, trombones, pochettes plastiques…
Anticiper les versements et éliminations de vos archives
Suivre toutes ces recommandations vous permet une gestion efficace de vos archives. En définissant les délais de conservation, elles vous permettent un repérage aisé de votre production et ainsi d’établir un calendrier prévisionnel de versements et d’élimination. Vous aurez de ce fait une meilleure gestion de vos espaces.