Votre service évolue, que faire des archives ?
Un changement dans l’organigramme ou un déménagement se préparent ? N’attendez pas pour programmer vos opérations d’archivage et contactez les Archives départementales.
Déménager ses archives
Un déménagement d’archives, ça se prépare ! Prenez conscience des risques de perte de documents et d’information pendant le transfert. Des mauvaises manipulations peuvent mettre en péril les documents, et à moyen terme avoir des répercussions financières. Il est préférable de trier vos dossiers en amont afin d’amener uniquement les archives qui ne peuvent pas être éliminées ou versées aux Archives départementales.
Voici une check-list pour préparer et réaliser le déménagement :
Transfert de missions, et les archives dans tout ça ?
Un changement de l’organigramme, un transfert de compétences ou la fin d’une délégation de service public ne concernent pas seulement les personnels ou les locaux, ils concernent également les archives.
La gestion des archives courantes et intermédiaires est vitale pour la continuité de l’action publique.
Les dossiers nécessaires à l’instruction des affaires par le service héritier du transfert de compétences doivent faire l’objet d’un récolement précis et d’une remise au nouveau service.
- Dans le cas d’un transfert de compétence à un autre service de l’État : se référer à la circulaire DPACI/RES/2009/007 du 23 mars 2009 relative à la gestion des archives dans le cadre de la réforme de l'organisation des services territoriaux de l'État.
- Dans le cas d’un transfert de compétence à une collectivité territoriale (processus de décentralisation) : se référer à la circulaire DPACI/RES/2005/014 du 29 juillet 2005 pour les archives transférées à une collectivité territoriale.