Mieux comprendre les archives publiques

Qui est responsable ?

Toute administration est tenue de conserver les documents qu'elle reçoit et qu'elle produit dans l'exercice de ses attributions. Les archives qui appartiennent au domaine public sont imprescriptibles et inaliénables.

Elles ne peuvent être détruites sans le visa du directeur des Archives départementales.

Les archives à conserver définitivement sont obligatoirement versées aux Archives départementales.

Quels sont les différents acteurs ?

Les services producteurs d’archives, dans leur ensemble, sont directement impliqués dans la politique de conservation et de classement des archives :

La direction oriente la politique d’archivage et en assure le suivi (notes de service, réunions de validation, signature de la charte d’archivage).
Tous les services, dans l’exercice quotidien de leur activité, classent, identifient leurs dossiers et rédigent des bordereaux de versement et d’élimination pour les documents arrivés en fin d’utilité pour le service.
Un « correspondant » ou « référent » archives est nommé.

Les Archives départementales de la Drôme exercent un contrôle scientifique et technique sur les archives publiques conservées sur le territoire du département. Elles conseillent et accompagnent les services de l’État et du Département ainsi que les organismes exerçant une mission publique pour mener à bien leurs opérations d'archivage.

Qu'est-ce que les trois âges des archives ?

Archives courantes : dossiers d’affaire en cours, conservés dans les bureaux ou sur les serveurs.
Archives intermédiaires : dossiers d’affaires terminées, conservés temporairement pour des besoins techniques, administratifs ou juridiques.
Archives définitives : dossiers d’affaires terminées, triés et conservés définitivement pour leurs valeurs historiques et/ou juridiques.