FAQ - Archives numériques

Conserver des données numériques est un vrai défi quand on connaît la fragilité des formats et des supports informatiques : voici quelques réponses aux questions que tout le monde se pose.

Comment gérer mes fichiers numériques au quotidien ?

Une bonne gestion de ses dossiers numériques passe par une organisation maîtrisée de son arborescence et des documents stockés sur les serveurs. Les Archives départementales mettent à votre disposition plusieurs fiches pratiques pour vous accompagner dans cette démarche, disponibles sur la page Bien gérer vos dossiers électroniques.

Est-ce que je dois imprimer ce qui est sur l’ordinateur pour l’archivage ?

Non : en appliquant le principe du respect du fonds, les archives sont conservées dans leur forme et sur le support d’origine qui est papier ou numérique.  

Si le même document existe en papier et en numérique, les Archives vont récupérer l’exemplaire papier car sa conservation est plus facile (par exemple des comptes rendus de réunion, des courriers).

En ce qui concerne les bases de données, elles ne peuvent pas être simplement imprimées : une partie des informations et des fonctionnalités seraient perdues (par exemple les possibilités de recherche ou de tri).

Les archives numériques, ça va où ?

Les documents et données numériques sont généralement stockés sur un serveur, sur place ou dans un cloud. Au moment de l’archivage, ils sont transférés dans un Système d’archivage électronique (SAE) hébergé sur un serveur aux Archives départementales.

Le SAE est un ensemble d’infrastructures de stockage et de logiciels, déidé à la conservation sur le long terme du numérique. Ce « magasin virtuel » va au-delà du simple stockage. Il permet :

• d’assurer l’intégrité et la sécurité des données (serveurs dédiés, détection de virus, etc.),  
   
• de garantir leur lisibilité dans le temps (migrations de supports, de formats),  
   
• de donner accès à ces données (structuration, description du contenu comme pour les archives papier, respect des règles de communicabilité).
   

N’est-il pas mieux de numériser toutes les archives papier ?

Non : l’archivage numérique présente sans doute des avantages en termes d’accessibilité, mais cela nécessite un travail préparatoire et un suivi important. Aussi, la conservation sous forme numérique est plus chère et plus énergivore que la conservation du papier.

Les Archives départementales numérisent les documents les plus demandés et les plus fragiles pour répondre aux besoins des lecteurs, comme l’état civil et le cadastre.

Combien de temps dois-je conserver des archives numériques ?

Les archives numériques et les archives papier sont soumises aux mêmes règles de conservation.  

Pour connaître les délais concernant les archives publiques, vous pouvez consulter votre charte d’archivage, le tableau de gestion pour les communes et les intercommunalités ou les instructions générales de tri.

Pour connaître les délais concernant les documents administratifs des particuliers, allez sur le site Service-Public.fr.

Pour connaître les délais concernant les documents de votre entreprise ou de votre association, allez sur la Archives privées.

Puis-je scanner mes documents et supprimer les originaux papiers ?  

Si vous souhaitez vous affranchir définitivement de vos dossiers papier et passer au « tout numérique », c'est possible !

Concernant les archives publiques, vous devez mettre en place une procédure de numérisation de qualité (basée sur la norme NF Z 42-026). Celle-ci, validée par les Archives départementales par une convention de numérisation, vous permet de transférer la valeur probante du document papier vers la version numérique. Vous serez autorisés par les Archives départementales à détruire l'original papier au bout d’une durée de conservation réduite.

Attention, sans la convention, le document numérisé reste une simple copie sans aucune valeur juridique.

Quelle est la différence entre les archives numériques et les archives numérisées ?

Les archives numériques sont des données et documents nativement sous forme numérique : les documents bureautiques, les dossiers conservés dans une gestion électronique de documents (GED), les données des bases de données ou encore les mails.  

Elles sont à distinguer des archives papier qui ont été numérisées pour un accès rapide et confortable et pour préserver les originaux d’une manipulation intense.

Comment archiver mes courriels ?

Tout d’abord, il convient de faire du tri dans sa boîte et de développer des bons réflexes : supprimer régulièrement les courriels éphémères reçus pour information, des listes de diffusion, les messages de prise de rendez-vous, les spams. Pensez aussi à vérifier les mails envoyés et à vider la corbeille !

Ensuite, il faut enregistrer les messages engageants et les pièces jointes dans le dossier concerné sur le serveur ou dans votre logiciel.  

Dans quelques cas, il peut être convenu d’extraire l’ensemble des courriels à conserver à long terme dans un paquet (aux formats .mbox, .eml ou .pst) pour un versement aux Archives départementales.

Pas de serveur partagé géré par un service informatique ? Des alternatives existent

Chaque support de conservation répond à des besoins différents, il convient de vérifier les avantages et inconvénients avant de se décider : qualité de conservation du support, organisation des documents et fonctions de recherche, respect de la vie privée, coût et accessibilité notamment.

Attention, ces alternatives ne remplacent pas un SAE.

Cloud

Les documents sont stockés sur des serveurs à distance qui se trouvent souvent à l’étranger. Vous ne maîtrisez pas la gestion de vos données personnelles et l’utilisation qui peut en être faite. En contrepartie, ce service est souvent gratuit et facile à mettre en place.  

Disque dur externe et clé USB

Les documents restent chez vous, mais il faut s’occuper de leur gestion. La durée de vie d’un disque dur externe est d’environ 5 à 10 ans, celle d’une clé USB de 2 à 10 ans. Selon le modèle et l’usage que vous en faites : plus le disque ou la clé sont sollicités, moins ils dureront. Attention de ne pas les faire tomber. Savez-vous que la plupart des clés USB sont perdues avant de tomber en panne ?

Multipliez les supports

Dans tous les cas, il est conseillé de vérifier les enregistrements régulièrement et de conserver les documents importants sur plusieurs supports et à différents endroits.