Éliminer vos archives
Qu’est-ce qu’une élimination d’archives publiques ?
La procédure d'élimination est très réglementée en raison bien entendu de son caractère irréversible. Elle prévient donc de toute destruction abusive ou malencontreuse de documents d'archives publiques.
L'élimination résulte d'une opération de tri des documents conservés. Elle permet de "faire de la place" que ce soit au niveau de la gestion de vos espaces qu’au niveau de l’utilisation des contenus numériques.
Il est strictement interdit de détruire des archives publiques sans avoir reçu au préalable le visa du directeur des Archives départementales sous peine de poursuites judiciaires (Code pénal, art. 432-1 et 432-15).
Dans ce cadre, le directeur des Archives départementales agit au nom de l’État par délégation du Préfet : il exerce le Contrôle scientifique et technique sur les archives publiques.
Préparer vos dossiers à éliminer
Chaque année, préparez l'élimination de vos dossiers (au format papier et/ou numérique) arrivés en fin de durée d’utilité administrative (DUA).
Avant d'entreprendre toute opération d'élimination, prenez contact avec l'équipe Collecte des Archives départementales par mail sur archivage@ladrome.fr ou par téléphone au 04 75 82 02 90.
Grâce à l'application métier Mnesys, vous pouvez rédiger le bordereau d’élimination en ligne. Ce vademecum guide, étape par étape, pendant la rédaction du bordereau. Si vous n’avez pas de compte, votre référent archives vous transmettra par mail votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter.
La documentation (Gazette, Légifrance, documentation technique…) et les documents de travail (doublons, extractions de bases de données issues d’outils métier, brouillons) ne sont pas soumis au visa préalable des Archives départementales.
Les procédures diffèrent selon la nature de vos archives :
Faire appel à une prestation externe
Vous pouvez faire appel à des prestataires privés pour effectuer le classement, le tri et les éliminations réglementaires des archives. Les interventions sont facturées selon un forfait et un devis peut être établi sur demande.
Ce travail est réalisé en partenariat avec les Archives départementales, qui en assurent le contrôle scientifique.