Type d'entrée : versement

Date d'entrée : 31/08/2016

Historique Le secrétariat est une des composantes du pôle gestion des Archives départementales, avec la comptabilité et le gardiennage. Le traitement du courrier représente sa principale activité. Le présent versement recouvre son fonctionnement sous la direction de trois directeurs, Mme Nathan (jusqu'en 2002), M. Dinard (2004-2010) et M. Charenton (2011). Sur cette période, l'organisation du secrétariat en tant que tel n'a pas évolué, hormis la création en 2004 du pôle gestion dont il fait partie. A partir de 2009, l'ensemble du pôle n'est plus géré directement par le directeur mais par son adjoint. Ces changement n'ont pas eu d'impact sur les pratiques au quotidien. Le circuit du courrier est le suivant : le courrier arrivée est enregistré et se voit attribué un numéro. Il est ensuite attribué par le directeur à un agent chargé de la réponse. Celle-ci est effectuée soit sous forme manuscrite, soit sous forme informatique et transmise au secrétariat où il est saisi ou mis en forme selon les règles en vigueur. Une fois le courrier signé, deux copies sont réalisées, l'une pour le chrono, l'autre pour le dossier où il rejoint le courrier auquel il répond. Le courrier est ensuite envoyé. Si ce circuit ne change pas sur la période, diverses évolutions techniques ont eu lieu, dont certaines ont eu des effets profonds sur la forme et la gestion du courrier. L'arrivée de l'informatique dans le service s'est faite au cours des années 90, mais il faut attendre le début des années 2000 pour que la transition soit achevée au secrétariat. Ainsi, jusqu'en 2005, l'enregistrement du courrier était manuscrit dans des cahiers. A partir de 2006, il devient informatique, et n'est plus imprimé dès l'année suivante. En 2006, un plan de classement du serveur informatique des Archives départementales est mis en place. Chaque courrier fait également l'objet d'une copie sous forme numérique qui est rangée dans le plan de classement. On en retrouve d'ailleurs la trace dans la référence du courrier. Cette copie ne replace cependant pas la copie papier qui est toujours classée dans le dossier. Deux nouveaux types d'entrée du courrier apparaissent à cette époque, la télécopie (fax) à partir de 2001 et la messagerie électronique en 2004. Le fax restera relativement marginal et disparaitra pratiquement à la fin de la période. La messagerie électronique, au contraire, prendra une importance de plus en plus considérable par rapport au traditionnel courrier papier, en particulier à partir de la création du site internet des Archives en 2008. Ce moyen de communication révèle une évolution à la fois dans la forme des courriers, avec un rédactionnel plus relâché, et dans le type des recherches, celles-ci devenant à la fois plus vagues et plus disproportionnées. Mais la principale évolution dans le traitement du courrier fut la mise en œuvre du logiciel de gestion électronique Kolok. Ce logiciel, acquis par le Département, est développé progressivement dans les services. En 2007, tous les agents du bâtiment des Archives de Valence rédigeant ou traitant du courrier y ont accès. L'année suivante, le logiciel est également installé à l'annexe de Bourg-lès-Valence. Si le circuit du courrier papier continue, y compris pour les courriels qui sont imprimés, il se double à présent d'un circuit numérique via le logiciel où a été scanné le courrier. Mais, surtout, le courrier départ est à présent rédigé directement dans le logiciel, même si l'envoi est toujours réalisé par le secrétariat. Grâce à l'habitude déjà prise d'utiliser l'outil informatique pour la rédaction et le classement des courriers, la mise en place du logiciel Kolok aux Archives s'est faite sans grandes difficultés, même si le logiciel demande un travail important de préparation, numérisation du courrier, saisie des personnes dans des fiches distinctes. En contre-partie, il facilite certaines phases de la rédaction : reprise de champs remplis à l'arrivée du courrier, en particulier le destinataire, possibilité de créer des modèles de lettres et, surtout, il donne de nombreuses possiblités de recherche dans les courriers enregistrés. A partir de 2008, l'enregistrement du courrier ne se fait plus que par le logiciel kolok, à l'exception de quelques rares types de courriers, par exemple ce qui relève de la gestion du personnel, hors périmètre, qui sont toujours enregistrés dans un tableur excel rangé dans le plan de classement des archives. Ils sont les seuls a toujours faire l'objet d'un chrono de courrier départ. Comme par le passé, tous les courriers départ, quelle que soit leur forme ou leur sujet, sont conservés sous forme papier dans un dossier avec les courriers auxquels ils répondent. VERSEMENT Le présent versement ne concerne que les archives papier du secrétariat. Il suit la charte des Archives départementales de la Drôme. Un bordereau d'élimination a été rédigé en parallèle. Pour les échantillonnages, il a été jugé plus opportun de réaliser des échantillons qualitatifs plutôt que des échantillons basés sur un choix ponctuel de dossiers dans la période concernée. Ainsi, pour le chrono départ avant l'arrivée du logiciel Kolok, il était plus intéressant de conserver une année complète pour juger du nombre et du type de courrier qui pouvait être produit. Le choix s'est porté sur l'année 2005 car s'est l'une des dernières années où le chrono regroupe l'ensemble des courriers départ et l'une ou les divers types d'entrée de courrier, papier, télécopie et électronique sont présents. Outre l'enregistrement et les chronos du courrier, on trouvera également dans ce versement les demandes de prêts de microfilms et les recherches. D'autres types de dossiers donnent lieu à des échanges de courrier, comme les bordereaux de versements et d'élimination ou les factures, mais ils ne sont pas conservés au secrétariat. De même, le fait que ceux-ci y soit ou y ait été conservé ne signifie pas qu'ils aient été instruits par les secrétaires. Pendant une dizaine d'année, le traitement des demandes de prêts de microfilms, principalement d'état civil, fut une activité importante du service, suite à l'engouement croissant pour la généalogie. Les demandes de 1996 à 2006 furent conservées au secrétariat, les années suivantes sont dans le bureau de la personne chargée d'y répondre. Le choix a été fait de conserver deux années complètes de demandes pour conserver la trace à la fois de la procédure et, également, pour permettre de constater l'augmentation rapide de ce type de demande, qui ne devint plus qu'anecdotique à partir de la mise en ligne du site en 2008. La majeure partie du courrier reçu aux Archives départementales est composée de demande de recherches dans les fonds conservées. Celles-ci sont classées dans trois types de catégories, définies par le ministère de la Culture dans les formulaires de l'enquête statistique annuelle demandée aux services d'archives. Ce sont les recherches administratives, les recherches généalogiques et les recherches scientifiques. Les dossiers des recherches administratives et généalogiques, relativement redondantes, n'ont pas été conservés. On en trouvera des exemples dans le chrono courrier. Les dossiers des recherches scientifiques ont été conservés dans leur totalité. Malgré leur intitulé, ces demandes ne sont pas forcément issues du monde universitaire. On peut les identifier par défaut comme les demandes ne relevant ni d'un besoin administratif, ni d'une recherche généalogique. Moins nombreuses que les autres catégories, elle relève mieux la diversité des fonds conservés aux Archives départementales. Elles ont été conservés montrer le type de questions que l'on peut adresser aux Archives, mais surtout quelles réponses celles-ci ont pu y apporter. Pendant cette période, les Archives départementales ont également traité beaucoup de demandes de certificats de travail émanant de personnes ayant été employées dans des entreprises disparues dont les fonds avaient été versés aux Archives. Ces dossiers n'ont pas été conservés, on en retrouvera trace dans l'enregistrement du courrier.

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