En 838, Barnard, archevêque de Vienne, fonde une abbaye bénédictine aux confins de son diocèse, en rive droite de l'Isère. Il la place sous le vocable de Saint-Paul et Saint-Pierre et des martyrs Séverin, Exupère et Félicien. Après la mort et la canonisation de Barnard en 842, le culte de ses reliques se développe, ainsi qu'un pèlerinage et l'établissement prend le nom de Saint-Barnard. Cependant, ce nom ne se lit dans les chartes qu'à la fin du Xᵉ siècle et au XIᵉ siècle. L'abbaye bénédictine devient collégiale entre 932 et 939. Après le départ des bénédictins, puis des chanoines réguliers suivant la règle de saint Augustin, la collégiale Saint-Barnard de Romans-sur-Isère est définitivement sécularisée au XIᵉ siècle, suivant la règle d'Aix de 816.

En 1050, l'archevêque Léger obtient du pape Léon IX l'octroi de la « liberté romaine », lui permettant de ne dépendre d'aucune juridiction épiscopale et de ne relever que de l'autorité du Saint-Siège. Cette exemption place l'ensemble des membres de la collégiale sous l'autorité judiciaire des chanoines, déléguée dans la personne des juges (alors que le chapitre perd ce pouvoir sur les habitants).

Ces documents sont fréquemment déplacés, comme en témoignent les rapports au préfet de 1834 et 1838, et bénéficient enfin d'un premier récolement en 1849-1850. D'après Jacques de Font-Réaulx, « les caisses de Saint-Barnard de Romans, demeurées dans un grenier sont rapatriées par André Lacroix à la tête du dépôt des archives de la Drôme depuis le 24 décembre 1860 ». En 2017, constatant d'une part, une dégradation des liasses (enveloppées dans des chemises de récupération en papier coloré et acide et déchirées par des ficelles) et d'autre part, un empoussièrement très important des registres et des parchemins, il est procédé au traitement matériel de la totalité du fonds :

• les 400 registres sont dépoussiérés et reconditionnés dans des boîtes de conservation aux bonnes dimensions,
• les 3 200 parchemins, correspondant aux chartes repérées par Joseph Billioud sont soigneusement gommées, cotées à la pièce, et par manque de place, reconditionnées pliées dans des boîtes de conservation,
• les liasses sont dépoussiérées et reconditionnées dans des chemises et boîtes de conservation.

Sans doute entrées aux archives départementales dès la Révolution, les archives de la collégiale ne sont mentionnées dans un rapport au préfet qu'en 1819, « les papiers de l'abbaye de Saint-Barnard de Romans sont entrés en grand nombre et occupent seuls à peu près un quart des anciennes archives ». « Ils sont enfermés dans des grandes armoires en bois de noyer et à tiroirs, provenant de l'ancien chapitre de Saint-Barnard de Romans ».

Le fonds de Saint-Barnard livre une documentation très fournie pour étudier l'organisation et le fonctionnement d'une importante collégiale séculière : les statuts, les délibérations capitulaires (dont la série est presque complète depuis 1439), les titres primordiaux et les cartulaires (depuis 1458) ont été très bien conservés.

Les sous-fonds des cures et des prieurés, assez lacunaires, révèlent néanmoins l'emprise territoriale de la collégiale et sont complétés par des documents de nature économique (terriers, lièves et pièces de procédures) extrêmement nombreux. Ils témoignent de l'obsession gestionnaire et procédurière des chanoines et révèlent d'intéressants parcours individuels et familiaux, mais aussi des luttes politiques, notamment avec le pouvoir municipal de Romans. D'après Ludovic Viallet, « le fonds de la Collégiale ne présente en revanche quasiment aucune entrée directe pour accéder à la gestion des revenus du Chapitre ; il n'existe pas, en particulier, de registres de comptabilité semblables à ceux qu'il est possible d'étudier à Sallanches ».

Le fonds présente enfin un petit nombre de cartes, de plans ou de croquis (plans d'église, plans de sépultures, plans de quartiers éventuellement avec mention des propriétaires des maisons), accompagnant parfois des dossiers de rénovation des propriétés de la collégiale. Ces documents pourraient compléter des études du bâti de Romans-sur-Isère et de sa région.

En 1913, Joseph Billioud, archiviste-paléographe stagiaire, commence le classement de ce fonds. Constatant « le désordre absolu qui régnait parmi les registres et parmi les chartes (qu'il a fallu revoir une par une) », il procède au récolement des articles, en attribuant une cote provisoire aux documents dans l'ordre de leur examen, tout en laissant d'importantes plages de cotes vacantes pour une future cotation définitive. Il consigne les éléments de description sommaire sur un fichier mobile. Ayant repéré six inventaires anciens, il produit un premier plan de classement calqué sur l'organisation fonctionnelle des services de la collégiale et identifie 2 370 chartes (parmi les 3 200 du vrac). Il quitte les archives départementales de la Drôme sans avoir le temps d'achever son classement.

Au cours de cette même année 1913, Joseph Estienne, directeur des archives, analyse en détail les deux premiers registres d'actes capitulaires : « Ayant un certain temps à dépenser en faveur du fonds Saint-Barnard, je n'ai pas hésité, alors que de nombreuses liasses de procédures du XVIIIe siècle n'avaient pas reçu leur classement intérieur, à prendre les deux premiers registres d'actes capitulaires (1439-1449, 1461-1469), pour les analyser en détail. Il m'a paru plus important d'attirer l'attention sur une source capitale, et généralement très négligée, que de classer des papiers qu'un bureau de triage révolutionnaire aurait éliminés sans dommage ».

En 1945, Jacques de Font-Réaulx annonce, dans son rapport annuel, le « dépouillement de la partie en vrac du fonds du chapitre de Romans, la seule encore non examinée (il n'y en a plus) et mises sur fiches. La reconstitution du fonds suivant les anciens inventaires demanderait un étalage sur rayons ».

À la fin des années 1990, dans le cadre de sa thèse de doctorat, l'historien Ludovic Viallet, confronté à des instruments de recherche incomplets, a consulté toutes les liasses du fonds. Ce faisant, il a complété les descriptions et la datation des fiches ébauchées par Joseph Billioud ou Jacques de Font-Réaulx (notamment pour la période médiévale), et proposé une description pour les liasses qui n'avaient jamais été décrites (cotes supérieures à 3 G 5615).

Entre 2017 et 2021, le traitement matériel du fonds des années 2017-2021 ayant nécessité le reconditionnement de grosses liasses entre plusieurs boîtes différentes, des numéros de pièces ont été ajoutés aux cotes initiales. Cela a été l'occasion de préciser certaines descriptions.

Le fonds ayant été exploité dans un grand nombre d'études historiques, la règle choisie a été de ne jamais recoter les documents, mais de proposer un instrument de méthodique. Ainsi, la cotation provisoire de Joseph Billioud en 1913 est devenue définitive, malgré ses plages de cotes laissées vacantes.

Le fonds comporte trois inventaires d'archives anciens rédigés l'un vers 1614 [3 G 517], le second en 1706 [3 G 516] et le troisième entre 1771 et 1790 [3 G 518]. Aucun de ces trois inventaires n'étant suffisamment complet pour être utilisé exclusivement, Joseph Billioud, archiviste ayant récolé le fonds en 1913, a réalisé un sommaire sous forme de tableau synoptique. Il précise : « Toutes les subdivisions communes aux trois inventaires ont été conservées dans la mesure du possible. Quand la concordance n'était pas absolument exacte, on a choisi la rubrique la plus précise. Dans chaque dossier les pièces non cotées, souvent assez nombreuses, ont été mises à part et classées à la fin. L'ordre des subdivisions, les unes par rapport aux autres n'étant pas le même que dans les trois inventaires, on les a groupées suivant un ordre nouveau et méthodique : c'est là-dessus que porte la principale innovation du classement ».

Par ailleurs, les archives de certains services formaient un ensemble distinct et ont fait l'objet d'inventaires spéciaux très détaillés.

• Le service des Grands anniversaires. Cet inventaire, coté 3 G 1996, commencé le 27 mars 1460, porte sur des chartes réparties matériellement entre 42 liasses ou fardels et numérotées de 1 à 1231. Les nos 1210 à 1230 manquent, et les dernières pages ont été perdues : on a retrouvé diverses chartes cotées suivant des numéros dont le plus élevé semble être 1288. Chaque charte fait l'objet d'une analyse très détaillée, mais on ne constate dans cet inventaire ni ordre méthodique ou chronologique, ni table alphabétique. Il ne paraît pas renfermer de pièces postérieures à l'année 1550.
• Le service de la chapelle Saint-Maurice et de ses autels ou bénéfices annexes. Cet inventaire en deux volumes cotés 3 G 1997-1998, commencé en 1462, porte sur des chartes réparties matériellement entre 37 liasses ou fardels et numérotées de 1 à 1082. Chaque charte est analysée en détail, mais on ne constate aucun ordre méthodique ou chronologique. Cet inventaire ne paraît pas contenir de pièces postérieures à l'an 1560.
• Le service des partendes ou portions canoniales. L'inventaire [coté 3 G 1994-1995] semble remonter à la fin du XVᵉ s. et comporte deux volumes foliotés d'une façon continue de 1 à 671. On y trouve l'analyse de chartes réparties entre 14 fardels et numérotées de 1 à 330. Le volume I est précédé d'une table typographique et onomastique. il analyse des titres de propriété intéressant soit le service proprement dit (f° 1-110), soit les cures et prieurés dont le chapitre a le patronage et dont les revenus sont affectés au service des partendes, moyennant une portion congrue abandonnée aux titulaires. C'est ainsi qu'on trouve dans ce volume l'analyse des titres du prieuré Saint-Bonnet-de-Galaure (f° 110-155), du prieuré Saint-Donat (f° 156-158), de la cure de Chanos-Curson (f° 159-186), et de la commanderie hospitalière de Saint-Paul-lès-Romans (f° 187-200). On ne constate aucun ordre chronologique dans chaque subdivision topographique. Le volume II porte sur tous les titres et prieurés dont le patronage a le chapitre. Une bonne table des matières placée en tête rend les recherches faciles. Dans les analyses, un renvoi est fait, pour chaque patronage, aux folios de cet inventaire. Il est à noter que les folios 410-435 et 618-671 intéressent le service des partendes en général.

Des trois inventaires spéciaux susdits, celui des partendes est seul immédiatement utilisable. La répartition topographique des chartes rend les recherches faciles et permet de reconstituer certains fonds de cures et de prieurés, dont il ne reste par ailleurs aucune trace, tels : Saint-Bonnet-de-Galaure, Saint-Bardoux, Saint-Bernard-d'Anse (Rhône), Saint-Donat, Saint-Étienne-de-Montagne.