Par la loi du 5 décembre 1790, les droits de contrôle, d'insinuation et de centième denier (de l'Ancien Régime, sous-série 2 C aux Archives départementales de la Drôme) sont remplacés par les droits d'enregistrement. A cet effet, les anciens bureaux du contrôle des actes sont supprimés et sont remplacés par les bureaux de l'enregistrement, dépendant de l'administration de l'enregistrement et des domaines. A l'origine, les bureaux sont établis dans les chefs-lieux d'administration ou tribunaux de district, avec possibilité d'en créer dans les cantons lorsque cela est jugé nécessaire. Un bureau peut englober le territoire de plusieurs cantons mais il ne peut avoir un territoire plus petit que le canton. De la sorte, le territoire d'un bureau ne peut s'étendre en dehors des limites du département.

Dix-neuf bureaux sont alors créés dans la Drôme :

• Buis
• Chabeuil
• Châtillon
• Crest
• Die
• Dieulefit
• Grand-Serre (le)
• Motte-Chalancon (la)
• Loriol
• Montbrun
• Montélimar
• Nyons
• Romans
• Saint-Donat
• Saint-Jean-en-Royans
• Saint-Paul-Trois-Châteaux
• Saint-Vallier
• Tain
• Valence

En 1808, la réorganisation des cantons entraîne une révision des bureaux et de leur territoire de compétence. Le bureau de Saint-Paul-Trois-Châteaux est transféré à Pierrelatte, le bureau de Montbrun à Séderon. Les bureaux de Grignan et Saillans sont créés. Six bureaux sont encore créés dans la première partie du XIXe siècle : Bourdeaux (1825), Bourg-de-Péage (1841), La Chapelle-en-Vercors (1833), Luc (1846), Marsanne [1828], Rémuzat (1824). A l'inverse, on assiste au long du XXe siècle à une centralisation des bureaux, pour arriver en 2008 à la disparition de tous les bureaux de l'enregistrement, à l'exception de celui de Valence comme suit.

Les découpages des cantons ayant changé au fil du temps il est nécessaire, avant de débuter une recherche, de se référer notamment à l'ouvrage « situation administrative des communes ».

Les archives des bureaux de l'Enregistrement sont versés aux Archives départementales suite à l'instruction du 16 janvier 1928. Les versements se succéderont jusqu'en 2011 avec celui du bureau de Die.

En août 2015, les archives de bureaux de Nyons, Valence sud et Valence nord font l'objet d'un volumineux versement. Les analyses de ces documents seront prochainement ajoutés au présent instrument de recherche. En attendant, le bordereau en format papier est consultable dans la salle des inventaires des Archives dépratementales.

« L'enregistrement est une formalité administrative généralement payante qui consiste à transcrire sur un registre public, littéralement ou par extraits » :

1. les actes civils, judiciaires ou extrajudiciaires :

• On entend par actes civils, les actes des notaires (actes civils publics) et les actes sous seing privé. Les actes sous seing privé sont une convention écrite établie par les parties elles-mêmes en vue de régler une situation contractuelle (vente, location, société, contrat de travail...). On entend par actes judiciaires ou extrajudiciaires, les documents qui se rapportent à une contestation et impliquent l'intervention des juges ou des officiers de justice.

2. les actes de mutations :

• On entend par mutation l'enregistrement quand un bien est transmis par vente ou donation ou par testament ou succession. La formalité de l'enregistrement a un double objet : au point de vue civil, assurer l'authenticité de certains actes ; au point de vue fiscal, percevoir un impôt à cette occasion. Le caractère fiscal de la formalité s'est toujours développé depuis l'origine de l'institution jusqu'à faire perdre de vue complètement son caractère juridique.

Il y a essentiellement quatre types de documents qui s'articulent entre eux :

Depuis 1790.

• Les registres proprement dits, comportant « l'enregistrement », c'est-à-dire l'analyse des actes soumis à formalité (actes civils publics, actes sous seing privé, actes judiciaires, actes extra-judiciaires, déclarations de succession).

Jusqu'en 1865.

• Les tables ouvrant l'accès aux registres d'enregistrement. Ce sont des tables thématiques par noms de personnes. Certaines tables se poursuivent au delà.

A partir de 1866.

• Le répertoire général (répertoire des enregistrements et déclarations pour servir à la recherche des droits celés) récapitulant sous le nom de chaque contribuable, les actes soumis par lui à enregistrement ; il ne se présente pas par ordre alphabétique.
• Des feuilles mobiles ou fiches alphabétiques, par personne, donnant accès au répertoire précédent. Pour les 28 bureaux drômois, seules ont été conservées celles des bureaux de Chabeuil, Loriol, Saint-Vallier, Tain, Valence.

A ceux-ci s'ajoutent des sommiers. Ce sont des outils dressés par les receveurs pour faciliter leur travail. Leur tenue varie selon les bureaux et les receveurs.

Depuis 1790 : les registres.

• Registres de recettes d'actes civils publics : ils précisent le type d'acte, le nom des parties, la date de l'acte, le numéro de l'acte, le nom et la commune du notaire, la somme perçue par l'administration. Les recettes sont enregistrées chronologiquement par date d'inscription. On y accède par les tables d'actes (sauf les tables de décès ou de successions).
• Registres de recettes d'actes sous seing privé : ils précisent, le type d'acte, le nom des parties, le lieu de résidence des parties, la date de l'acte, la somme perçue par l'administration. On y accède par les tables d'actes (sauf les tables de décès ou de successions).
• Registres de recettes des baux d'immeubles sous seing privé : ils précisent la date de l'acte sous seing privé, le nom du bailleur, le nom du preneur, les lieux loués, la date de l'entrée en jouissance, la durée du bail, les prix et indication des charges, les clauses particulières, les droits perçus par l'administration.
• Registres de recettes des actes judiciaires : c'est l'enregistrement des actes passés devant toutes les juridictions du territoire du bureau (tribunal civil, de commerce, tribunal d'instance, conseil de prud'homme, justice de paix&). On y accède notamment par les tables de curatelles et tutelles, les tables des appositions et levées de scellés ou en compulsant dans son intégralité le registre. On peut retrouver les actes complets dans les jugements des justices de paix. Ils peuvent être utiles pour trouver des droits de passage, des droits d'eau, des actes de notoriété, des conseils de famille, des déclarations d'incendie, des prestations de serments...
• Registres des recettes d'actes extrajudiciaires : ils précisent les procès-verbaux de gendarmes et de gardes-champêtres, les notifications d'huissiers& On y accède en compulsant dans son intégralité le registre.
• Registres de recettes des baux écrits : ils précisent la date, le bailleur, le preneur, la désignation des lieux loués, la date de rentrée en jouissance, la durée du bail, le prix et les indications des charges. On y accède par la table des baux écrits.
• Registres de recettes des mutations par décès : ils précisent le nom du décédé, la date du décès (selon les époques), le lieu de résidence, l'existence d'un testament avec le nom du notaire et la date, les noms, l'état civil (selon les époques) et qualités héréditaires des héritiers, mention et valeur des différents biens et assurances-vie, part revenant à l'Etat.

Jusqu'en 1865 : les tables. Plusieurs tables thématiques au nom des personnes existent. Selon les bureaux, toutes n'étaient pas tenues.

• De 1792 à 1865 (en fonction des bureaux) :
  • Tables des contrats de mariage : elles précisent les noms des époux, la date du contrat et le nom du notaire.
  • Tables des baux : elles précisent le nom du bailleur, la nature du bien, le nom du preneur, la date d'entrée en jouissance, la date et la durée du bail, le nom du notaire et la date de l'enregistrement qui renvoie soit aux registres d'actes civils soit aux registres de baux s'ils existent.
  • Tables des vendeurs et précédents possesseurs : elles précisent le nom du vendeur et elles renvoient à la table des acquéreurs.
  • Tables des acquéreurs et nouveaux possesseurs : elles précisent le nom de l'acquéreur et du vendeur, la date de l'acte et le nom du notaire.

• Certaines tables se sont arrêtées en 1824 :
  • Tables de décès : elles recensent l'ensemble des décès survenus sur le territoire du bureau. Elles précisent, s'il y en a, la date de la déclaration de succession.
  • Tables des successions acquittées : elles renvoient aux déclarations de succession.
  • Tables d'inventaires après décès.
  • Tables des testaments non enregistrés : elles précisent la date du testament et le nom du notaire.
  • Tables des testaments enregistrés : elles précisent la date du testament, le nom du notaire et la date de l'enregistrement de l'acte. Elles renvoient aux registres des actes civils.
  • Tables des co-partageants : elles précisent les noms des co-partageants et elles renvoient aux tables des partages.
  • Tables des partages : elles précisent le nom du décédé, les noms des co-partageants, le nom du notaire, la date du partage, la date de l'enregistrement.
  • Tables des tutelles et curatelles : elles précisent le nom des personnes décédées, les indications des enfants mineurs, le nom des tuteurs ou curateurs, la date de la tutelle, l'indication du tribunal qui a reçu l'acte, la date de l'enregistrement de l'acte.
  • Tables des appositions et levées de scellés : elles précisent éventuellement les dates des déclarations de succession.

• Après 1825, certaines sont regroupées :
  • Tables des testaments, donations et dispositions éventuelles (1825-) : elles regroupent les tables de testament, les tables des co-partageants et les tables des partages d'avant 1825. Elles précisent le testateur ou donateur, le légataire ou donataire, la nature de l'acte, la date de l'acte, le nom du notaire et la date du décès.
  • Tables des successions et absences (1824-1968). A partir de 1969, fiches décès. Elles renvoient aux registres de recettes de déclarations des mutations par décès.

A partir de 1866 : tables, fichiers et registres.

• Tables des baux écrits (1871-) : elles sont classées par commune, elles précisent le nom du bailleur (elles renvoient au répertoire des enregistrements et déclarations pour servir à la recherche des droits celés), le nom du locataire, le nom du notaire, la date de l'enregistrement du bail, la nature, la durée et la date d'entrée en jouissance. Elles renvoient soit aux registres d'actes civils soit aux registres de baux s'ils existent.
• Fichiers des bulletins mobiles (1866-) : ils renvoient aux répertoires généraux (répertoires des enregistrements et des déclarations pour servir à la recherche des droits celés). Ils sont classés par nom de personne. Si la personne est décédée, elles renvoient également aux déclarations de succession. Il peut y avoir plusieurs séries dont une dédiée aux décès. Seuls les bureaux de Chabeuil, Loriol, Saint-Vallier, Tain et Valence ont un ou plusieurs fichiers mobiles.
• Répertoires généraux (répertoires des enregistrements et des déclarations pour servir à la recherche des droits celés). Pour une personne, ils renvoient à tout acte relatif à cette personne ou à ses biens immobiliers en indiquant notamment la date de l'acte, le nom du notaire et le bien : Actes relatifs à la personne : les créances, les obligations, les actions nominatives, part d'intérêts des sociétés industrielles, commerciales et civiles, les contrats de mariage, les testaments, donations et dispositions éventuelles. Actes relatifs aux biens immobiliers (uniquement ceux situés sur le territoire du bureau) : actes et déclarations de mutation et baux.
• Fiches décès à partir de 1969. Classement chronologique et pour chaque année, dans l'ordre alphabétique aux noms des personnes décédées. Les fiches décès mentionnent : dans l'encadré « déclaration principale », la date et le numéro de la déclaration de succession (cf. les registres de déclarations de mutations par décès) et dans l'encadré « apurement », la nature et la date des autres déclarations concernant le défunt (cf. les extraits des actes).

Attention, pour l'ensemble des bureaux, à partir des années soixante, il manque la clé pour rentrer dans les extraits d'actes. Il n'existe plus de fichiers nominatifs sauf pour les personnes décédées. On y accède après avoir consulté l'état civil.

Selon l'article L 213-2 du code du patrimoine, ces documents sont soumis à un délai de communicabilité de 50 ans.

Le bureau de Saint-Donat-sur-l'Herbasse est créé en 1790. Il est compétent pour le territoire des cantons de Clérieux et Saint-Donat-sur-l'Herbasse. Il fonctionne jusqu'en 1934, date où il est transféré au bureau de Romans.