Les fonds versés par les syndics sont constitués de deux ensembles différents : d'une part les dossiers de la liquidation ou de l'administration provisoire, d'autre part les documents provenant de l'entreprise concernée et utilisés par le syndic afin d'effectuer la liquidation économique. Aussi, ces dossiers ne sont en aucun cas des fonds d'entreprises constitués, même s'ils intègrent des pièces provenant des entreprises dont le syndic a la charge.

Les dossiers de liquidation contiennent des requêtes, jugements, dossiers de procédure, pièces de comptabilité, correspondances, inventaires, états des créances, rapports d'expertise, règlements amiables, assurances, hypothèques.

Les documents propres à l'entreprise, quand ils ont été versés, sont les statuts, livres d'entrée et de sortie du personnel, livres de paie, bulletins de salaires, déclarations annuelle des salaires, bilans comptables, dossiers de marchés, correspondances avec les clients et les fournisseurs.

L'une des conséquences imprévues de la conservation de ces fonds fut de développer une demande spécifique émanant d'anciens employés de ces entreprises à la recherche d'attestations nécessaires à la prise en compte d'annuités leur ouvrant leurs droits à la retraite[3]. Ces recherches ont entraîné les Archives départementales à mener une action spécifique de récupération des documents utiles pour établir ces droits (livre d'entrée et de sortie du personnel, livre de paie, déclaration annuelle des salaires). Quelques fonds se trouvent donc réduits à ces documents.

[3] Les documents relatifs à cette activité ont été versés par Me Madonna sous la cote 276 J (fonds restant à classer).

En 2011, il est décidé d'opérer un recensement suivi d'un tri dans les dossiers versés par les syndics de faillite.

Les trois versements d'études de syndics déjà publiés dans l'inventaire Série J, fonds de petites et moyennes entreprises classés de 1985 à 1991, cotés 87, 94 et 99 J, n'ont pas été retravaillés.

Les fonds d'archives d'entreprises constitués, entrés par l'entremise des syndics, n'ont pas été traités dans le cadre de ce travail. Ces treize fonds d'entreprises (13J, 28 JP, 180J, 223J, 274J, 256J, 257 J, 267 J, 268 J, 271 J, 272 J, 280 J) restent à traiter. Ils représentant un volume de 141,95 ml.

Les fonds concernés par un tri sont au nombre de 51 : 21J, 92J, 109J, 110J, 112J, 114J, 117J, 127J, 130J, 134J, 141J, 150J, 159J, 164J, 171-173J, 176-178J, 196J, 202-203J, 211-212J, 216-218J, 221-222J, 224-225J, 228-230J, 247-248J, 250-251J, 254-255J, 261J, 266J, 269J, 275J, 281-282J, 290-291J, 296-297J.

Il s'agit de versements réalisés par les études des syndics Madonna (46 fonds), Bernard (4 fonds) et Champion (1 fonds). On comptabilisait au départ 473,20 m.l. de versement. Au terme du tri, 196,37 m.l. ont été conservés et 276,83 ml éliminés, soit près de 58% du volume.

Le travail de repérage a d'abord été réalisé sur deux années. Il a été nécessaire d'ouvrir chacune des boîtes des versements afin de collecter un maximum d'informations sur les entreprises avant de procéder à la sélection. Des critères de tri ont ensuite été établis, croisant à la fois le nom de l'entreprise liquidée, sa situation géographique, son activité, ses dates extrêmes et le nombre de cotes qu'elle occupe. L'idée était de conserver au moins une entreprise par secteur d'activité et par commune, les entreprises liquidées mais ayant redémarré une activité, les grosses entreprises mais aussi les très petites et moyennes entreprises qui sont le reflet de l'activité et de l'emploi dans le département. A été privilégiée la conservation des archives des entreprises des secteurs de la chaussure, du nougat, de la poterie, du nucléaire, de l'environnement, du tourisme, de l'hôtellerie et de la restauration le long de la Nationale 7, ainsi que les entreprises de création et de fabrication.

Cette sélection drastique a permis de conserver, au final, près de 1800 entreprises.

Ce travail de repérage et d'échantillonnage a abouti à la rédaction d'un instrument de recherche muni de trois index :

- L'instrument de recherche principal est un répertoire méthodique regroupant l'ensemble des fonds de syndics conservés après l'échantillonnage, par nomenclature professionnelle des entreprises d'après les codes N.A.F. (nomenclature d'activités française) de l'INSEE.

- Les trois index permettent une recherche par nom d'entreprise, par commune et par ordre numérique des cotes. Ils sont disponibles en salle de lecture.

L'ensemble des dossiers est soumis à un délai de communicabilité de 50 ans.