La Drôme est l'un des rares départements français dont les Archives départementales aient signé un contrat de dépôt avec les syndics de faillite. Les fonds de Maître Madonna, syndic à Valence, déposés en 1985, ont fait l'objet d'un répertoire et sont classés dans la sous-série 87 J. Le dépôt des archives de 1959 à 1976, de Maître Bernard, syndic à Bourg-de-Péage, s'est effectué lui, en deux étapes, en juin 1976 et en février 1977.

Dès lors qu'une entreprise ou un commerce se trouve dans l'impossibilité de remplir ses obligations vis-à-vis de ses créanciers, le Tribunal de Commerce ou le Tribunal de Grande Instance peut être saisi par l'entrepreneur ou le commerçant concerné en état de cessation de paiement par une déclaration dans les quinze jours ou bien par un créancier ou ses héritiers après assignation à comparaître.

Le Tribunal, après constatation de la cessation de paiement, prononce un règlement judiciaire ou une liquidation de biens (jugement déclaratif) et nomme l'administrateur judiciaire en l'occurence le syndic de faillite.

Dans le meilleur des cas, le syndic invite le failli à proposer à ses créanciers une remise partielle de leurs créances pour le rétablissement de l'entreprise. C'est le concordat, solution normale de règlement judiciaire. S'il est impossible de parvenir à la solution concordataire, la procédure de règlement judiciaire devient une procédure de liquidation de biens. Si des malversations ou une mauvaise gestion sont constatées, le règlement judiciaire est converti en état de faillite.

Le syndic est chargé de l'organisation, de l'exécution et du contrôle de la procédure judiciaire : vérifier les créances, donner aux salariés ce qui leur est dû, rechercher les débiteurs et assurer la gestion de l'entreprise.

Un fonds de syndic est constitué de deux types de documents :
• 1 °) Les documents issus de la procédure de règlement judiciaire et de liquidation de biens. Ils sont répartis la plupart du temps dans sept grandes rubriques : actif, correspondance, débiteurs, procédure, créanciers, salariés et gestion.
  • Actif : inventaire et prisée des biens, estimation du fonds de commerce et des biens du failli, titres de propriétés, hypothèques.
  • Correspondance : correspondance générale, correspondance avec le failli, correspondance avec le juge-commissaire.
  • Débiteurs : correspondance avec les débiteurs du failli, factures, avis de versements.
  • Procédure : jugement de clôture de l'affaire, rapports, jugement déclaratif de faillite, enquêtes sur le failli, transformation du règlement judiciaire en liquidation des biens.
  • Créanciers : état de vérification des créances, factures, correspondance, prêts.
  • Salariés : contrats de travail, créances des salariés, cotisations aux ASSEDIC, aux caisses sociales d'assurances, bulletins de salaires.
  • Gestion : papiers relatifs à la continuation de l'exploitation, requêtes et autorisations accordées de 3 mois en 3 mois par le tribunal, sur avis du juge-commissaire, correspondance.
  • En plus, dans les dossiers de règlements judiciaires, on trouve dans la rubrique '' procédure '' les comptes-rendus concordataires et l'accord du concordat par le syndic.
• 2°) Les documents provenant de la gestion de l'entreprise jusqu'à la date de cessation de paiement : tous les documents susceptibles de servir au syndic dans sa fonction. Ces documents peuvent être classés selon l'ordre prévu par le manuel d'archivistique : actes de constitution de l'affaire, procès-verbaux du Conseil d'administration et des assemblées générales, les documents comptables, ceux issus du contentieux et des services commerciaux, et les documents relatifs au personnel.

Fonds communicable sur autorisation.