Demande d'élimination



Tous les documents produits par la commune n’ont pas la même durée d’utilité administrative et ne possèdent pas le même intérêt historique. L’élimination des documents permet de gagner de la place et du temps dans la gestion des archives. Cependant, cette élimination doit respecter des règles très précises.



Si les communes sont propriétaires de leurs archives, elles ne peuvent toutefois pas en disposer à leur gré. L’élimination des archives s’effectue avec l’aval du directeur des archives départementales, agissant en tant que représentant du directeur des Archives de France.



En premier lieu, le personnel de la mairie doit établir la liste des documents à éliminer en s’appuyant sur les textes réglementaires. En effet, tous les documents ne conservant pas le même intérêt, des délais de conservation obligatoire différents existent pour chaque type de documents. On les trouve, pour les documents antérieurs à 1982, dans l’arrêté du 31 décembre 1926  et, pour les documents postérieurs, dans  la circulaire DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 et les préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014. Ces textes n’ont néanmoins force d’obligation que pour la conservation des archives. Une commune peut décider de conserver certains documents éliminables en raison de leur éclairage sur le contexte local. Attention : il est interdit d’éliminer des documents antérieurs à 1830 ou ceux concernant les périodes de guerre.



Un bordereau d’élimination est établi en deux exemplaires selon le modèle suivant :

En téléchargement :
Bordereau d'élimination


Il doit comporter le métrage linéaire des documents proposés à l’élimination et, pour chaque catégorie de documents, une description précise (similaire à celle des textes réglementaires) et les dates extrêmes des documents concernés. Les deux exemplaires sont signés par le maire, puis envoyés aux archives départementales pour être visés par le directeur. Les Archives départementales conservent un exemplaire et renvoient le deuxième en commune.



Une fois le bordereau visé revenu, la commune peut procéder à la destruction physique des documents. Celle-ci doit être effectuée en toute confidentialité soit par des agents de la collectivité (incinération, broyeuse), soit par un prestataire qui fournira un certificat d’élimination.



Pour toute question concernant les éliminations d’archives, les communes peuvent s’adresser aux Archives départementales.