Glossaire



Archives
« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par une personne physique ou morale, un organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » Article L211-1 du Code du patrimoine


Archives anciennes

Ce terme désigne les documents antérieurs à 1789.



Archives contemporaines
Cette expression désigne les documents postérieurs au 10 juillet 1940.


Archives modernes
Cette expression désigne les documents produits entre 1790 et 1940.


Article
Unité matérielle de conditionnement des documents d’archives correspondant à l’unité de cotation et de description. Son contenu est décrit dans les instruments de recherche. Un article peut être une boîte, un dossier, un registre, un CD-Rom, un plan, etc.


Bordereau d’élimination
Liste descriptive qui énumère les catégories de documents destinés à l’élimination. Il est un document réglementaire qui, après signature du directeur des archives départementales décharge de toute responsabilité le service.


Bordereau de versement
Liste descriptive qui énumère les documents ou articles contenus dans un versement. Il est établi par le service versant.


Cadre de classement
Plan préétabli fixant la répartition des fonds entre de grandes divisions et subdivisions appelées séries et sous-séries.


Cens
Redevance due à un seigneur sur les terres de la directe seigneuriale, d’une valeur généralement fixe.


Censier
Registre comprenant les cens dus par les tenanciers d’un seigneur.


Charte d’archivage

Document contractuel établi par le service des archives en collaboration avec le service producteur. La charte d’archivage recense l’ensemble des documents produits ou reçus par un service dans le cadre de ses activités. Elle détermine la durée de conservation de ces documents et leur sort final (destruction, tri, versement aux archives départementales).



Cote
Ensemble de chiffres et de lettres qui identifient un article.


Dossier
Ensemble de documents relatifs à une procédure administrative donnée.


Durée d’utilité administrative (DUA)

Durée pendant laquelle les documents sont susceptibles d’être utilisés par le service producteur. Cette durée est fixée réglementairement à partir des délais de prescription en matière civile, pénale ou financière.



Échantillonage
Opération qui consiste à extraire, d’un ensemble homogène d’archives, une certaine proportion de documents à conserver de façon à constituer un échantillon statistique représentatif de l’ensemble, en vue de l’élimination du reste.


Élimination
Opération qui consiste à détruire après tri, conformément aux procédures réglementaires, des documents qui n’ont plus d’utilité administrative et d’intérêt historique.


État de section
Document établi, au moment de la confection du cadastre reprenant, pour chaque parcelle, les diverses informations la concernant à cet instant.


Fonds
Ensemble de documents produits ou reçus par un service dans le cadre de ses activités et missions.


Instrument de recherche

Outil papier ou électronique décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les rendre accessible au public.



Liève
Registre complémentaire du terrier, moins descriptif que ce dernier, mais plus maniable, il comprend essentiellement le nom des tenanciers, les tenures et les redevances perçues par le fermier qui tient à jour le registre.


Matrice cadastrale

Document reprenant, par ordre chronologique, les différentes informations concernant les parcelles depuis l’établissement du cadastre.



Plan de classement

Outil qui décrit de manière méthodique et structurée toute la production documentaire d’un service ou d’une direction.



Pouillé

Inventaire des paroisses, classées par doyenné, diocèse et province ecclésiastique, avec le montant des revenus qui sont susceptibles d’être perçus.



Producteur (d’archives)

Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des documents dans l’exercice de son activité.



Registres du désert
Registres tenus par les pasteurs protestants après la révocation de l’Édit de Nantes, équivalent aux registres paroissiaux pour les catholiques.


Série

Division d’un cadre de classement méthodique généralement désignée par une lettre de l’alphabet, servant à la cotation des articles qui le composent.



Service versant
Service administratif effectuant un versement d’archives aux archives départementales. Le service versant est parfois à distinguer du producteur d’archives, s’il verse un ensemble de documents venant d’un service administratif ayant cessé d’exister.


Tableau d’assemblage

Plan cadastral de la commune, réalisé par juxtaposition des différents plans de sections.



Tables décennales

Tables récapitulant les actes d’état-civil par ordre alphabétique des noms de personnes. Elles sont réalisées par tranche de dix années.



Tri
Opération par laquelle s’effectue la sélection des documents d’archives à conserver et ceux qui sont susceptibles d’être détruits en vertu des textes réglementaires.


Versement
Opération qui consiste à transférer d’un service ou d’un établissement publics des documents à un service d’archives. Cette opération est réglementairement accompagnée d’un bordereau de versement.