Préparer l’archivage

Bien gérer ses documents

Le classement des documents au quotidien permet d’accéder rapidement aux informations utiles et de ne pas être submergé par des papiers inutiles.

Le dossier est l’outil de base de l’action administrative. Il rassemble tous les documents relatifs à une même affaire.

Un document isolé perd toute sa valeur et son utilité. Il faut le mettre dans un dossier dès sa création ou son arrivée dans le service. La constitution d’un dossier permet de préserver le contexte de création des documents.

Un dossier doit être identifié dès sa création. Il doit posséder un titre, les documents sont décrits succinctement, les dates extrêmes sont indiquées.

À l’intérieur du dossier, les documents sont classés dans l’ordre chronologique. S’il est trop volumineux, un dossier peut être scindé en plusieurs sous-dossiers.

Les outils de gestion

Le plan de classement

Pour faciliter le rangement et la recherche dans les dossiers, le pôle traitement des archives départementales peut vous aider à réaliser un plan de classement.

Cet outil se présente sous la forme d’un arbre hiérarchisé où chaque niveau décrit les fonctions et activités du service ainsi que les documents produits dans le cadre de ces actions. À chaque niveau est attribué un numéro.

Cette numérotation, qui peut être reportée sur les dossiers papier et servir à nommer un fichier électronique, permet de savoir à quelle activité du service se rapporte le dossier créé.

Dans le cas de documents électroniques, le plan de classement se traduit par une arborescence de répertoires, dossiers, sous-dossiers et fichiers organisant ainsi un réseau informatique.
La localisation topographique des dossiers (n° ou nom du bureau ou du local, n° armoire) peut être reportée sur le plan de classement.



La charte d’archivage

La charte d’archivage est un outil de gestion qui dresse la liste hiérarchique, activité par activité, de tous les documents produits par le service.
Pour chaque catégorie de dossiers, sont indiqués :

  •  la durée d’utilité administrative (DUA) déterminée d’après des délais réglementaires de conservation et/ ou les besoins du service, puis au terme de cette durée ;
  • le sort final des documents (destruction, versement avec ou sans tri aux archives).

Ce document contractuel doit être mis à jour régulièrement pour s’adapter aux modifications des organigrammes et évolutions des missions.

Elle permet de répondre aux questions suivantes : 
- combien de temps conserver ses dossiers dans son bureau ou dans un local à proximité ?
- que faire ensuite des documents, les éliminer ou les verser aux archives départementales ? (voir rubriques «verser aux archives départementales» et «éliminer des archives publiques»).
 
Elle s’élabore en partenariat entre le service et les archives départementales.