Pourquoi archiver ?

Qu’est-ce que les archives ?

Les archives publiques sont l'ensemble des documents – papiers, électroniques et figurés – nés de l'activité d’une administration ou d'un service public.



Il faut s'en occuper dès leur création et jusqu'à leur prise en charge par les archives départementales, afin de :

  • satisfaire les besoins de gestion et d’information immédiate du service ;
  • établir les droits des usagers et des administrations (ex. titre de propriété, bulletin de salaire…) et apporter les preuves en cas de contentieux ou de contrôle financier ;
  • garder la mémoire d'un événement et écrire l'histoire du département ou du pays, d'une ville, d'une famille ou de n'importe quel groupe humain.


Les archives départementales constituent la mémoire historique du département en assurant la collecte, la conservation, le classement et la communication des archives publiques et privées produites dans la Drôme.

Rappels législatifs

Tout fonctionnaire est responsable pénalement des documents qu’il produit ou reçoit (article L 214-2 à 3 du Code du patrimoine). Leur versement aux archives départementales est une obligation prévue par la loi (article L 212-8 du Code du patrimoine).
 
Avec la loi du 12 avril 2000 sur la société de l’information, tout citoyen peut demander la communication des dossiers réputés être produits et conservés dans la collectivité.