Espace notaires



Rappels législatifs

Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels sont des archives publiques (art. L. 211-4 du Code du patrimoine).

Les minutes et répertoires ayant dépassé le délai de conservation au sein des études fixé à 75 ans, (Livre II du code du patrimoine modifié par la loi du 15 juillet 2008) doivent être versés aux archives départementales.

Les dossiers des clients restent quant à eux des archives privées.



La procédure de versement aux Archives départementales de la Drôme

Aucun versement n’est accepté sans rédaction et transmission au préalable d’un bordereau.

Le bordereau de versement vaut décharge pour l’étude notariale et prise en charge par les archives départementales.                          

La description se fait par article. Un article correspond à une unité intellectuelle de description c’est-à-dire à une liasse ou à un registre.

Chaque article doit porter un identifiant ou cote et être décrit sans oublier de mentionner les dates d'ouverture et de clôture.
Les cotes sont communiquées par le responsable des fonds notariaux aux archives départementales, et permettent d’identifier chaque registre.

Le numéro donné au registre pour le versement sera reporté sur le registre avec du papier collant repositionnable sur lequel le numéro sera écrit. L'utilisation de "bis" et de "ter" est interdite.

Tout problème matériel lié à de mauvaises conditions de conservation (champignons, moisissures, insectes, humidité…) doit être signalé aux archives dès le début de l'opération d'archivage afin d'isoler les registres contaminés.



Validation et enlèvement du versement

Le bordereau de versement est à envoyer par courriel à l’archiviste responsable des fonds notariaux aux archives départementales pour pré-validation et conservation d’un exemplaire sous format électronique aux Archives.

Après pré-validation par les archives départementales, le bordereau est à imprimer en 3 exemplaires papier.

Ils sont à signer par le notaire puis à envoyer au directeur des archives départementales, 14 rue de la Manutention, B. P. 722, 26007 Valence cedex.

Les archives renvoient un exemplaire visé pour conservation par l’étude notariale.

Après avoir convenu d’un rendez-vous, le responsable des fonds notariaux des archives départementales se déplace afin de procéder à l’enlèvement des boîtes et registres.